Il verbale di titolarità effettiva (acta de titularidad real) è un documento notarile con cui si attesta ufficialmente quali sono le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano una persona giuridica (società, fondazioni, associazioni, ecc.). Questo documento riveste grande importanza nella lotta contro il riciclaggio di denaro, poiché mira a identificare i titolari effettivi degli enti.
La sua redazione è obbligatoria in molte operazioni notarili che coinvolgono persone giuridiche e deve essere formalizzata mediante atto pubblico (escritura pública) o verbale notarile (acta) per adempiere alla normativa vigente, in particolare in materia di prevenzione del riciclaggio (Legge 10/2010 (Ley 10/2010)).
A che cosa serve?
- Identificare le persone fisiche che esercitano il controllo effettivo su una società
- Prevenire attività illecite come il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo
- Comprovare la struttura proprietaria davanti a enti pubblici o terzi
- Rispettare i requisiti previsti dalla normativa sulla trasparenza
Che cosa fa il notaio?
- Richiede la documentazione che comprova la struttura proprietaria dell'ente
- Analizza chi sono i titolari effettivi ai sensi di legge
- Redige e autorizza il verbale di titolarità effettiva con i dati pertinenti
- Può trasmettere le informazioni al registro delle imprese (Registro Mercantil) o al registro dei titolari effettivi (Registro de Titularidades Reales)
- Custodisce il verbale, che ha valore probatorio in caso di ispezioni o richieste legali
Caratteristiche principali
- Il titolare effettivo è chi possiede più del 25% del capitale o dei diritti di voto, o esercita il controllo con altri mezzi
- Obbligatorio per società commerciali, associazioni, fondazioni, ecc.
- Le informazioni si basano sulle dichiarazioni degli amministratori o dei rappresentanti legali
- Deve essere aggiornato se si verificano cambiamenti nella titolarità effettiva
Considerazioni importanti
- Le società devono avere identificato i propri titolari effettivi in ogni momento
- L'inadempimento può comportare sanzioni amministrative
- È un requisito preliminare per molti atti notarili (procure, compravendite, ecc.)
- I notai utilizzano queste informazioni anche per i loro obblighi di adeguata verifica
Valore legale
Il verbale di titolarità effettiva è uno strumento richiesto dalla legge e dotato di piena validità giuridica nell'ambito della prevenzione del riciclaggio. L'intervento del notaio garantisce la veridicità formale del contenuto e la sua conservazione ne consente l'accesso da parte delle autorità competenti.