Un verbale di constatazione (acta de presencia) è un atto pubblico notarile che ha lo scopo di attestare fatti o situazioni oggettivi che il notaio può verificare personalmente, senza esprimere giudizi di valore né pareri giuridici. Il notaio non giudica e non interpreta: si limita ad attestare con pubblica fede che ciò che ha visto, udito, letto, odorato, toccato, ecc., si è verificato in un certo modo, in un luogo e in un momento determinati.
Che cosa contiene un verbale di constatazione?
- Data e ora esatte in cui il notaio è intervenuto.
- Luogo in cui si è verificato il fatto.
- Descrizione dettagliata del fatto a cui il notaio assiste.
- I mezzi di percezione (vista, udito, ecc.) utilizzati per constatarlo.
- Persone presenti, se ve ne sono.
- Fotografie o allegati, se del caso (ad esempio, schermate, documenti, ecc.).
- La firma e il sigillo del notaio.
Che cosa fa esattamente il notaio in un verbale di constatazione?
- Riceve la richiesta di una persona interessata (ad esempio, un cittadino, un'impresa, un avvocato) affinché si rechi a constatare un fatto.
- Si reca personalmente nel luogo indicato per assistere al fatto. Questo è fondamentale: il notaio deve essere fisicamente presente (oppure, in determinati casi eccezionali, accedere a sistemi informatici, esaminare e-mail, ecc.).
- Osserva e documenta con esattezza ciò che vede, sente, legge o percepisce con i propri sensi, senza aggiungere interpretazioni personali.
- Redige il verbale riportando il fatto in modo oggettivo, senza supposizioni né giudizi.
- Firma il verbale e lo inserisce nella raccolta notarile (protocolo), trasformandolo in un documento pubblico con valore legale.
Esempi di situazioni in cui si utilizza un verbale di constatazione
- Verificare che un locale commerciale sia chiuso (utile nelle controversie in materia di locazione).
- Constatare la presenza di persone in un luogo.
- Documentare il contenuto di una pagina web o di un social network prima che venga cancellato.
- Verificare guasti o danni materiali in un immobile.
- Certificare che una notificazione è stata lasciata su una porta.
- Registrare lo svolgimento di una riunione o di un'assemblea condominiale.
- Documentare il malfunzionamento di un'apparecchiatura o di un sistema informatico.
Valore legale
Il verbale di constatazione ha pieno valore probatorio in giudizio in quanto documento pubblico, poiché è redatto da un pubblico ufficiale (il notaio) dotato di pubblica fede (fe pública). Ciò significa che quanto affermato dal notaio si presume vero, salvo prova contraria fornita con mezzi legali e concludenti.
Importante: ciò che un notaio NON fa in un verbale di constatazione
- Non esprime opinioni.
- Non giudica la legalità dei fatti.
- Non interviene nei conflitti (anche se i fatti risultano dal verbale).
- Non risolve controversie né agisce come avvocato.