Una acta de presència és un instrument públic notarial que té com a finalitat deixar constància de fets o situacions objectius que el notari pot comprovar personalment, sense fer judicis de valor ni emetre opinions jurídiques. El notari no jutja ni interpreta, simplement dona fe que allò que va veure, sentir, llegir, olorar, tocar, etc., va succeir d'una manera determinada en un lloc i un moment concrets.
Què inclou una acta de presència?
- Data i hora exactes en què el notari hi va comparèixer.
- Lloc on va succeir el fet.
- Descripció detallada del fet que el notari presencia.
- Els mitjans de percepció (vista, oïda, etc.) que utilitza per constatar-lo.
- Persones presents, si n'hi ha.
- Fotografies o annexos si escau (per exemple, captures de pantalla, documents, etc.).
- La signatura i el segell del notari.
Què fa exactament el notari en una acta de presència?
- Rep la sol·licitud d'una persona interessada (per exemple, un ciutadà, una empresa, un advocat) perquè es desplaci a constatar un fet.
- Es desplaça personalment al lloc indicat per presenciar el fet. Això és fonamental: el notari ha de ser-hi present físicament (o, en determinats casos excepcionals, accedir a sistemes informàtics, revisar correus electrònics, etc.).
- Observa i documenta amb exactitud el que veu, sent, llegeix o percep amb els sentits, sense afegir-hi interpretacions personals.
- Redacta l'acta reflectint el fet de manera objectiva, sense suposicions ni judicis.
- Signa i protocol·litza l'acta, convertint-la en un document públic amb valor legal.
Exemples de situacions en què s'utilitza una acta de presència
- Verificar que un local comercial és tancat (útil en disputes d'arrendament).
- Constatar la presència de persones en un lloc.
- Deixar constància del contingut d'una pàgina web o d'una xarxa social abans que s'esborri.
- Verificar desperfectes o danys materials en un immoble.
- Certificar que una notificació s'ha deixat en una porta.
- Registrar el desenvolupament d'una reunió o d'una junta de veïns.
- Documentar el funcionament defectuós d'un equip o sistema informàtic.
Valor legal
L'acta de presència té ple valor probatori en judici com a document públic, ja que l'ha elaborada un fedatari públic (el notari) que té fe pública. Això significa que allò que afirma el notari es presumeix cert, llevat que es demostri el contrari per mitjans legals i contundents.
Important: el que NO fa un notari en una acta de presència
- No dona opinions.
- No jutja la legalitat dels fets.
- No intervé en conflictes (encara que els fets constin a l'acta).
- No resol disputes ni actua com a advocat.